Inscriptions

Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) ainsi que la commission bulgare chargée de la protection des données à caractère personnel (CPDP) hébergent conjointement l’édition 2018 de la Conférence internationale des commissaires à la protection des données et à la vie privée, qui se tiendra à Bruxelles du 22 au 26 octobre 2018.

Vous trouverez ci-après un tableau recensant les frais d’inscription, les droits et prestations liés à l’inscription ainsi que les modalités et conditions d’inscription. Le calendrier de la semaine est également disponible ici.

Pour des raisons pratiques, le CEPD est la principale autorité responsable des aspects ayant trait à l’organisation et aux décisions politiques requises pour la tenue de cette conférence et des événements connexes à Bruxelles, la CPDP étant responsable des manifestations parallèles organisées à Sofia. Pour plus d’informations, veuillez lire la déclaration de responsabilité.

Le CEPD tient à souligner que sa politique n’est pas d’avoir recours au parrainage pour mettre en place les sessions fermées et les sessions publiques de la conférence organisée à Bruxelles, mais de s’appuyer sur les frais d’inscription mentionnés ci-après et, dans une certaine mesure, sur son propre budget.

Les inscriptions sont clôturées

Frais d'inscription

Les inscriptions pour Bruxelles sont clôturées. Si vous souhaitez vous inscrire à Sofia, merci d'utiliser le formulaire de contact.

Le tableau ci-après présente les frais d’inscription applicables aux différentes catégories de participants à la conférence organisée à Bruxelles.

Le deuxième tableau indique les frais d’inscription applicables aux diverses catégories de participants aux manifestations sur le respect de la vie privée organisées à Sofia (Bulgarie).

Un rabais de 30 % est accordé à toute personne s’inscrivant à la fois à la conférence organisée à Bruxelles et aux manifestations sur le respect de la vie privée organisées à Sofia.

¹ Liste des Autorités membres & Observateurs
² Autorités membres : Observateurs issus de pays les moins avancés
³ Y compris représentations permanentes auprès de l'UE et corps diplomatique
⁴ Universitaires : personnes dont la majeure partie des revenus provient de travaux réalisés dans le cadre d’une université/d’un établissement d’enseignement plutôt que d’une source privée ou publique
⁵ EPIC accorde une bourse à 20 ONG de la société civile souhaitant participer à la session ouverte de la 40ème ICDPPC. Pour être éligible, veuillez envoyer un courriel au plus tard le 10 septembre à privacyconference2018@edps.europa.eu en mentionnant "EPIC Public Voice" dans la ligne d'objet et en décrivant votre organisation, pourquoi vous postulez et qui est le bénéficiaire de cette bourse. Les candidatures seront considérées sur la base du premier arrivé, premier servi.
⁶ Etudiants : Une carte d'étudiant ou une attestation visée par un établisssement d'enseignement supérieur est nécessaire pour obtenir le tarif préférentiel étudiant Veuillez joindre ce document justificatif au formulaire d'inscription par courrier électronique
⁷ Accompagnant : au maximum une personne par participant à la conférence peut prétendre au tarif d’accompagnant
⁸ Voir la page presse et média page pour plus d'informations sur les accréditations pour les journalistes

Droits et prestations liés à l'inscription

Les droits et prestations suivants s'appliquent aux personnes participant en personne à la conférence à Bruxelles.

Pour tous les inscrits

• Cocktail de bienvenue offert au musée Magritte le 23 octobre 2018 (en soirée)
• Accès aux sessions publiques au Parlement européen les 24 et 25 octobre 2018 gratuit pour tous les participants.
• Événements connexes organisés les après-midi des 23 et 25 octobre; veuillez noter qu’une inscription préalable peut être nécessaire pour certains événements
• Pauses café prévues dans le programme
• Déjeuner tel que prévu dans le programme
• Dîner de gala organisé à l’Autoworld le 24 octobre 2018 au soir.
• Dossier de conférence

Autorités membres & observateurs de l’ICDPPC

• Réception de bienvenue pour les membres des sessions fermées le soir du 21 octobre 2018
• Accès aux sessions fermées au Palais d'Egmont les 22 et 23 octobre 2018 – ces sessions sont ouvertes uniquement aux autorités membres & observateurs de l’ICDPPC
• Dîner de bienvenue au Concert Noble pour les membres des sessions fermées le 22 octobre 2018
• Accès aux sessions publiques au Parlement européen les 24 et 25 octobre 2018 gratuit pour tous les participants.
• Dîner de gala organisé à l’Autoworld le 24 octobre 2018 (en soirée)
• Événements connexes organisés les après-midi des 23 et 25 octobre; veuillez noter qu’une inscription préalable peut être nécessaire pour certains événements
• Pauses café prévues dans le programme
• Déjeuner tel que prévu dans le programme
• Cocktail de bienvenue offert au musée Magritte à tous les inscrits le 23 octobre 2018 (en soirée)
• Dossier de conférence
• Réceptions et dîner prévus dans le programme (suivant la catégorie d’inscription sélectionnée)

Accompagnants des autorités membres & observateurs de l’ICDPPC

• Réception de bienvenue le 21 octobre 2018
• Dîner de bienvenue pour les membres des sessions fermées le 22 octobre 2018
• Cocktail de bienvenue offert au musée Magritte le 23 octobre 2018
• Dîner de gala organisé à l’Autoworld le 24 octobre 2018 (en soirée)

Accompagnants d’autres délégués

• Cocktail de bienvenue offert au musée Magritte le 23 octobre 2018 (en soirée)
• Dîner de gala organisé à l’Autoworld le 24 octobre 2018 (en soirée)

Méthodes de paiement

• Virement bancaire
  Nos coordonnées bancaires vous seront transmises par courrier électronique après réception de votre inscription. Tous les frais bancaires sont à la charge du donneur d’ordre.
• Carte de crédit
  Tous les paiements effectués par carte de credit seront effectués via Worldpay. Tous les paiements sont effectués en euros (EUR). Les montants en dollars des États-Unis (USD) ne sont donnés qu’à titre indicatif.
  La confirmation d’inscription sera envoyée par courrier électronique aux délégués inscrits, après réception de l’intégralité du paiement.

Modalités et conditions

1. Les demandes d’inscription font l’objet d’une acception suivant leur ordre d’arrivée.
2. Une demande d’inscription ne peut être traitée qu’après paiement intégral des frais par virement bancaire ou carte de crédit. Veuillez NE PAS envoyer d’argent liquide.
3. Les frais d’inscription seront perçus en euros. Un justificatif d’inscription vous sera délivré par courrier électronique après réception de votre formulaire d’inscription. Si vous avez indiqué vouloir effectuer un virement bancaire, veuillez suivre les instructions énumérées dans le justificatif d’inscription et procéder au paiement dans un délai de 14 jours. Votre inscription ne sera confirmée qu’une fois le paiement effectué.
4. Une confirmation d’inscription vous sera envoyée par courrier électronique dans un délai de 14 jours après réception de l’intégralité du paiement. Veuillez vérifier attentivement que cette lettre ne comporte pas d’erreurs. Toute demande de modification doit être formulée par écrit et envoyée à l’adresse suivante :  registration.privacyconference2018@forum-europe.com. Si vous n’avez pas reçu de confirmation dans un délai de 14 jours à compter de la date de paiement, veuillez écrire à l’adresse suivante : registration.privacyconference2018@forum-europe.com. Les délégués inscrits devront présenter leur lettre de confirmation d’inscription ou une copie électronique de celle-ci dans le cadre de la procédure de contrôle prévue à l’entrée de la conférence.
5. En cas d’annulation de l’inscription avant le 10 septembre 2018, les frais d’inscription seront remboursées après déduction de frais de traitement (40,00 euro) :
   • La notification d’annulation doit être formulée par écrit et envoyée par courrier électronique à l’adresse suivante: registration@privacyconference2018.org
   • La notification d’annulation doit comporter votre nom et votre numéro d’inscription.
   • Toutes les demandes de remboursement seront traitées après la fin de la conférence. Les délégués seront informés des modalités de remboursement par courrier électronique.
   • Si vous annulez votre inscription, veuillez également penser à annuler vos réservations d’hôtel et de voyage. L’organisation de la conférence n’accepte aucune responsabilité liée à ces annulations.
6. La non-participation à un événement, un départ anticipé ou la suppression d’un des éléments figurant dans la liste des droits et prestations liés à l’inscription ne donnent lieu à aucun remboursement ni rabais.
7. Les frais d’inscription n’incluent ni l’hébergement, ni les transferts depuis/vers l’aéroport ni les demandes de visa.
8. Il est conseillé aux participants de vérifier qu’ils disposent d’une assurance maladie et d’une assurance voyage appropriées. Les frais d’inscription ne donnent droit à aucune couverture d’assurance. Les organisateurs de la conférence n’assument aucune responsabilité relative à toute perte connexe.
9. Le programme de la conférence peut être modifié sans notification préalable. Si la conférence devait être annulée (ce qui est improbable), la responsabilité unique et maximale encourue par ses organisateurs serait de rembourser les frais d’inscription acquittés.