En vertu de la législation européenne, l’un de vos droits consiste à ce que vous soyez obligatoirement informé à chaque fois que vos données à caractère personnel – également désignées sous le nom d’«informations personnelles» – sont traitées (font l’objet d’une collecte, d’une utilisation ou d’un stockage) par quelque organisation que ce soit, y compris une institution de l’Union européenne (UE). Vous êtes en droit de connaître les détails et la finalité de ce traitement.
Sur ces pages, vous trouverez des informations sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de ce site web, notamment sur l’utilisation des cookies et des médias sociaux; sur le traitement de vos données à caractère personnel à travers l’application de la conférence; et sur le traitement de données à caractère personnel en général, si vous assistez à la conférence internationale de 2018. Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) et la Commission de protection des données et de la vie privée de la République de Bulgarie, en tant qu’organisateurs conjoints de la conférence internationale de 2018, ne recueillent vos données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à des fins organisationnelles, pour vous fournir des informations sur la conférence (avant, pendant et après) et pour traiter votre demande de participation. Si nécessaire, nous pouvons également partager vos informations avec des prestataires de services afin d’organiser la conférence et les événements associés.
• Les données à caractère personnel suivantes seront collectées et traitées:
o coordonnées (titre, prénom, nom de famille, ville, pays, courriel, numéro de téléphone, nom de l’organisation);
o informations financières telles que le numéro de carte de paiement ou le compte bancaire, nécessaires au paiement des frais de conférence ou à d’éventuels remboursements;
o demandes alimentaires (le cas échéant);
o relation avec un invité accompagnant;
Les identifiants de connexion sont créés pour être utilisés sur le site web et l’application de la conférence, à moins que la personne inscrite ne le souhaite pas.
À l’exception des demandes alimentaires et de la relation avec un invité accompagnant, fournir ces informations est nécessaire pour votre inscription et accès aux lieux de la conférence.
• Votre consentement est requis pour:
o des photos, des enregistrements vidéo et du streaming web liés à la conférence;
o la liste des participants à la conférence contenant votre nom et affiliation que les participants recevront;
o des invitations à de futurs événements que le CEPD pourrait organiser.
• Plus de détails sont définis dans les sections suivantes.
o En vertu de certaines conditions définies par la loi, nous sommes autorisés à communiquer vos informations à des tiers (tels que l’Office européen de lutte antifraude, la Cour des comptes ou des autorités répressives) si cette mesure est nécessaire et proportionnée à des fins spécifiques et juridiques.
o Nous ne communiquerons jamais vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
o Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous conservons vous concernant et de les rectifier si nécessaire. Nous vous recommandons d’utiliser notre formulaire de contact sécurisé en ligne en sélectionnant «Mes données à caractère personnel» comme objet pertinent ou de l’envoyer par la poste dans une enveloppe scellée.
o Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPD) du CEPD pour toute question ou réclamation. Vous êtes également en droit d’introduire un recours à tout moment si vous estimez qu’il y a eu atteinte à vos droits en matière de protection des données; vous devriez alors contacter le CEPD en tant qu’autorité de contrôle.
o Nous ne conservons pas vos informations personnelles plus longtemps que nécessaire à des fins pour lesquelles nous les avons recueillies. Vous trouverez des informations spécifiques dans les sections ci-dessous.
o Cependant, il se peut que nous conservions vos informations pendant une période plus longue à des fins historiques, statistiques ou scientifiques, moyennant des garanties appropriées.
Pour de plus amples renseignements sur vos droits et comment les exercer, veuillez consulter la page de ce site web consacrée au délégué à la protection des données au CEPD.
Vos données à caractère personnel et ce site web
Cookies
Les cookies sont de courts fichiers texte stockés par un site web sur le dispositif d’un utilisateur (tel qu’un ordinateur, une tablette ou un téléphone).
Les cookies sont utilisés pour permettre le fonctionnement technique d’un site web, ou pour recueillir des statistiques.
Les cookies sont également utilisés de manière classique pour fournir une expérience plus personnalisée pour un utilisateur, par exemple, quand un service en ligne se souvient de votre profil d’utilisateur sans que vous n’ayez à vous connecter.
Lorsque vous consultez ce site web, nous pouvons recueillir des données concernant l’historique de votre navigation, telles que votre adresse IP, la page que vous avez consultée, l’heure de votre consultation et la page du site web à partir de laquelle vous avez été redirigé.
Ces informations sont utilisées pour compiler des statistiques agrégées anonymes en vue d’améliorer à la fois nos services et votre expérience d’utilisateur.
Lorsque vous consultez ce site web, nous conservons l’historique de navigation relatif à votre visite pendant une durée maximale de 13 mois. Les informations sont ensuite effacées.
Les opérations de collecte, d’agrégation et d’anonymisation sont effectuées au centre de données de la Commission européenne en vertu des mesures de sécurité adéquates.
Si ne vous souhaitez pas que vos données figurent dans nos statistiques anonymisées et agrégées, vous pouvez choisir cette option sur notre page relative aux cookies.
Consultez notre page relative aux cookies pour en savoir davantage sur les types de cookies utilisés par ce site web.
Médias sociaux
Nous utilisons les médias sociaux pour informer sur la conférence internationale de 2018 et en faire la promotion par des canaux modernes et bénéficiant d’une utilisation très répandue.
Par exemple, vous pouvez visionner des vidéos que nous téléchargeons sur la page YouTube du CEPD et suivre les liens Twitter, Instagram et LinkedIn depuis notre site web.
Notre système d’affichage des boutons Twitter, Instagram, YouTube et LinkedIn permettant de vous connecter à ces services ne paramètre pas de cookies lorsque vous chargez les pages de notre site web sur votre ordinateur (ou sur d’autres appareils).
Vous pouvez visionner des vidéos relatives à la conférence sur notre site web. Elles seront lues grâce au lecteur YouTube.
Si vous cliquez sur le bouton «play» d’une vidéo pour la visionner, un cookie de YouTube sera installé sur votre ordinateur ou sur votre appareil. Si vous ne cliquez sur aucune vidéo, aucun cookie ne sera installé.
L’utilisation de médias sociaux n’occasionne en aucun cas une adhésion à ces médias sociaux ou à leur politique de confidentialité. Si un ou plusieurs médias sociaux sont occasionnellement indisponibles, nous déclinons toute responsabilité concernant l’absence de service due à leur indisponibilité.
Nous recommandons aux utilisateurs de lire les politiques de confidentialité de Twitter, de LindekIn, d’Instagram et de YouTube. Celles-ci expliquent la politique de chaque entreprise en matière de collecte et de traitement des données, l’usage qu’elle fait des données, les droits des utilisateurs et les moyens dont ils disposent pour protéger leur vie privée lors de l’utilisation de ces services.
La sécurité et le formulaire de contact en ligne
Le CEPD s’efforce de garantir un niveau élevé de sécurité pour les informations que vous pourriez nous communiquer dans le formulaire de contact sur ce site web, notamment en utilisant le protocole HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure). Cette mesure fournit un niveau élevé de sécurité en matière de confidentialité et d’intégrité des communications effectuées entre votre navigateur et le CEPD. Néanmoins, la communication sur l’internet, y compris par courriel, n’est jamais totalement sûre.
Le CEPD s’appuie sur des services fournis par d’autres institutions de l’Union européenne (le Parlement européen et la Commission européenne) pour maintenir la sécurité et les performances du site web du CEPD.
Comment nous utilisons vos données à caractère personnel si vous êtes délégué à la conference
Enregistrement
Si vous vous inscrivez pour assister à la conférence internationale de 2018, nous recueillerons certaines de vos données à caractère personnel afin de traiter votre inscription et pour des questions d’organisation, notamment les préparatifs des repas.
Lors de la soumission du formulaire d’inscription à la conférence, les personnes inscrites sont invitées à choisir si elles souhaitent ou non que leurs coordonnées soient ajoutées à la liste des participants à la conférence que tous les participants recevront. Le CEPD conservera la liste des participants pendant six mois après la conférence. Le CEPD n’est pas responsable de son utilisation ultérieure par les participants à la conférence.
Les données à caractère personnel peuvent être partagées dans la mesure nécessaire aux fins organisationnelles avec des prestataires de service sélectionnés et avec le Comité exécutif de l’ICDPPC.
Tous les prestataires de service sélectionnés pour l’organisation de la conférence internationale de 2018 sont contractuellement tenus de traiter les données à caractère personnel en notre nom, de garder toutes les données traitées confidentielles et de les préserver d’un accès, d’un usage ou d’une conservation non autorisés.
Le CEPD effacera ces données six mois après la conférence ou, au plus tard, après la dernière action de suivi, à moins que vous ne donniez votre accord explicite pour que nous conservions vos coordonnées afin de vous inviter à de futurs événements similaires. Nous vous laissons le choix de donner votre consentement dans le formulaire d’inscription.
Si vous souhaitez que nous effacions ces données de nos bases de données internes à n’importe quel moment après avoir donné votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant le formulaire de contact sur le site web du CEPD et nous le ferons dans un délai de dix jours ouvrés à partir de la réception de votre demande ou du dernier échange relatif à votre demande.
Toutes les données financières collectées pour le paiement des frais d’inscription seront effacées 5 ans après la conférence à des fins juridiques et d’audit, ainsi que pour tout remboursement éventuel des frais. Voir la notification au DPD du CEPD du 15.07.2015 pour plus de détails.
Membres accrédités et observateurs de l’ICDPPC
À moins que vous ne l’ayez spécifié dans votre formulaire d’inscription, un compte sera créé pour chaque membre et observateur accrédité. Ce compte contiendra les informations suivantes: prénom, nom, nom de l’organisation, dénomination du poste et courriel. Les personnes inscrites peuvent modifier leurs propres profils et vous pouvez choisir d’ajouter des informations personnelles contenues dans votre compte, de les modifier ou de les supprimer.
Les identifiants de connexion pour accéder à votre compte vous donneront également accès à l’espace sécurisé de ce site web pour des informations plus détaillées et des documents liés à la session à huis clos de la conférence.
Ces identifiants seront partagés de manière individuelle et sécurisée avec vous; après vous être inscrits, vous recevrez un courriel pour vous connecter à l’espace sécurisé du site web grâce à un lien temporaire permettant de vous connecter. Pour vous connecter sur le site web ou à travers l’application de la conférence (cf. ci-dessous), vous devez introduire votre mot de passe. Le CEPD n’enverra jamais de mots de passe pour l’espace sécurisé ni ne pourra y avoir accès.
Application de la conférence
Le CEPD a créé une application de la conférence, ICDPPC2018, pour les appareils mobiles. L’application est conçue pour aider les personnes inscrites à participer à la conférence internationale de 2018 à Bruxelles en participant à des sondages, en partageant leurs points de vue et en posant des questions. Les personnes inscrites sont invitées à télécharger ou à utiliser l’application de la conférence, sans toutefois y être obligées.
Les membres et observateurs accrédités peuvent se connecter à l’application de la conférence en utilisant les identifiants ci-dessus décrits. Pour d’autres personnes inscrites, à moins que vous ne l’ayez spécifié dans votre formulaire d’inscription, un compte sera créé pour vous. Ce compte contiendra les informations suivantes: prénom, nom, nom de l’organisation, dénomination du poste et adresse courriel.
Ces identifiants de connexion pour les comptes seront partagés de manière individuelle avec vous comme décrit ci-dessus pour l’espace sécurisé. Vous devez définir vous-même votre mot de passe pour votre compte; il est crypté et ni le CEPD ni aucun tiers qui nous assiste n’y auront accès.
Vous pouvez utiliser cet identifiant sur l’application de la conférence pour accéder à votre compte et modifier vos informations «À propos de moi» qui seront affichées dans la liste des participants à la conférence; pour vous identifier (bien que cela ne soit pas obligatoire) lorsque vous envoyez des commentaires ou des questions aux intervenants; et voir la liste des participants à la conférence. Vous pouvez modifier les informations personnelles contenues dans votre compte soit par l’application de la conférence, soit par le site web de la conférence.
Une fois connecté à l’application de la conférence, vous resterez connecté pendant deux mois, à moins que vous ne vous déconnectiez plus tôt.
La section question/commentaire/vote de l’application de la conférence permet aux participants de participer à la conférence. Les questions et les commentaires des participants ainsi que les agrégats des résultats de tout sondage effectué pendant la séance publique de la conférence seront affichés sur un écran de la salle de conférence. Avant que ces informations ne soient affichées, elles seront analysées par les modérateurs (le prestataire de services et le CEPD) afin de vérifier, dans la mesure du possible, l’authenticité de l’identité de l’expéditeur et la pertinence du contenu du message/de la question.
L’application de la conférence permet d’obtenir des indications sur les différents lieux de la conférence et des événements parallèles. En sélectionnant l’un de ces emplacements sur la carte, le service d’itinéraires par défaut du système d’exploitation de l’application s’ouvre (par exemple, Google Maps dans Android). Ces services ne sont pas sous la responsabilité du CEPD et nous vous suggérons de vous reporter aux avis de protection des données de ces services.
Suppression du compte
Si vous changez d’avis à propos de la création d’un compte et souhaitez le supprimer, vous pouvez demander sa suppression en utilisant le formulaire de contact susmentionné.
Les informations sur le compte sont stockées sur le site web de la conférence. Le CEPD effacera ces données six mois après la conférence ou, au plus tard, après la dernière action de suivi, à moins que vous ne donniez votre accord explicite dans votre formulaire de contact pour que le CEPD puisse conserver vos coordonnées afin de vous inviter à de futurs événements.